Dokumentace procesů

Smyslem dokumentace procesů je podchytit činnosti významné pro hladký chod organizace a zajistit jejich opakovatelnost. Dokumentace pomáhá při řízení organizace (širší hledisko) nebo její IT infrastruktury jakožto nástroje tohoto řízení (užší hledisko).

Procesní dokumentace

Pořizuje detailní popis procesů určený k procesnímu řízení organizace. Václav Řepa, přední český publicista v této oblasti, definuje firemní proces jako činnosti, které souhrn vstupů (know-how, surovina) transformují do souhrnu výstupů (zboží, služby).

Příklad dokumentace fakturačních procesů

Název procesu

Kontrola kreditu

Účel procesu

Zajištění přiměřeného rizika při procesu fakturace

Spouštěcí událost

Požadavek na expedici

Vstup procesu

Informace o stávající sumě kreditu, celkovém kreditu a kredibilitě zákazníka

Výstup procesu

Ověření dostatečného kreditu, příp. pozastavení faktury, navýšení kreditu

Klíčové aktivity

  • Ověření dostatečného kreditu

  •  Navýšení kreditu

Role pracovníků

  • R (responsible): účetní, account manager

  • A (accountable): risk manager

  • C (consulted): account manager

  • I (informed): fakturace

Vlastník procesu

Risk manažer

Klíčové metriky

Časová náročnost: 

  • kontrola kreditu 1 min.

  • schválení navýšení kreditu 30 min.

Aplikace a systémy

Navision

 

Procesy můžeme členit na:

  • základní (core; mají rozhodující podíl na hodnotě finálního produktu a probíhají celým podnikem),

  • podpůrné (probíhají uvnitř podniku a podporují základní procesy) a

  • řídící (procesy managementu, kterými firma definuje a kontroluje základní a podpůrné procesy provozní).

Osnova dokumentace

  • Účel procesu

  • Spouštěcí událost: 

    • aktivizační událost (dorazí poptávka),

    • dosažení času (termín spuštění reportu prodeje),

    • nestandardní událost (chyba ve výrobě, výpadek dodavatele),

    • splnění pravidla (zákazník překročí svůj kredit).

  • Vstupy a výstupy procesů (dokumenty, data, datové báze, fyzické materiály, zboží, služby, práce)

  • Klíčové aktivity (zásadní součásti procesu z hlediska dopadů, organizačních nebo legislativních nároků)

  • Role pracovníků. Typicky se definují na základě tzv. RACI matice:

    • R (responsible): zodpovídá za konkrétní činnosti v procesu,

    • A (accountable): zodpovídá za celý proces,

    • C (consulted): konzultuje průběh procesu,

    • I (informed): je informován o průběhu a výsledcích procesu.

  • Vlastník (manažer) procesu

  • Klíčové metriky (časová náročnost, náklady, množství přípustných chyb)

  • Aplikace a systémy, které proces zajišťují nebo podporují.

Dokumentace procesů v rámci IT

Jde o velmi používanou dokumentaci procesů, která zachycuje souvislosti mezi firemními procesy a jejich IT podporou.

Příklad dokumentace procesu elektronické evidence smluv
Příklad dokumentace procesu elektronické evidence smluv

Osnova dokumentace

  • Účel a popis procesu

  • Logické místo procesu v organizační struktuře organizace (účetnictví, personalistika apod.)

  • Priorita (typicky nízká, střední, vysoká)

  • IT aplikace a systémy podporující nebo podmiňující proces

  • Vlastník (manažer) procesu