Dokumentace procesů

Pořizuje detailní popis procesů určený k procesnímu řízení organizace. Václav Řepa, přední český publicista v této oblasti, definuje firemní proces jako činnosti, které souhrn vstupů (know-how, surovina) transformují do souhrnu výstupů (zboží, služby).

Příklad dokumentace fakturačních procesů

Procesy můžeme členit na:

• základní (core; mají rozhodující podíl na hodnotě finálního produktu a probíhají celým podnikem),
• podpůrné (probíhají uvnitř podniku a podporují základní procesy) a
• řídící (procesy managementu, kterými firma definuje a kontroluje základní a podpůrné procesy provozní).

Osnova dokumentace

• Účel procesu
• Spouštěcí událost: 
  • aktivizační událost (dorazí poptávka),
  • dosažení času (termín spuštění reportu prodeje),
  • nestandardní událost (chyba ve výrobě, výpadek dodavatele),
  • splnění pravidla (zákazník překročí svůj kredit).
• Vstupy a výstupy procesů (dokumenty, data, datové báze, fyzické materiály, zboží, služby, práce)
• Klíčové aktivity (zásadní součásti procesu z hlediska dopadů, organizačních nebo legislativních nároků)
• Role pracovníků. Typicky se definují na základě tzv. RACI matice:
  • R (responsible): zodpovídá za konkrétní činnosti v procesu,
  • A (accountable): zodpovídá za celý proces,
  • C (consulted): konzultuje průběh procesu,
  • I (informed): je informován o průběhu a výsledcích procesu.
• Vlastník (manažer) procesu
• Klíčové metriky (časová náročnost, náklady, množství přípustných chyb)
• Aplikace a systémy, které proces zajišťují nebo podporují.

Dokumentace procesů v rámci IT

Jde o velmi používanou dokumentaci procesů, která zachycuje souvislosti mezi firemními procesy a jejich IT podporou.

Osnova dokumentace

• Účel a popis procesu
• Logické místo procesu v organizační struktuře organizace (účetnictví, personalistika apod.)
• Priorita (typicky nízká, střední, vysoká)
• IT aplikace a systémy podporující nebo podmiňující proces
• Vlastník (manažer) procesu