Dokumentace procesů
Aktualizováno: 28.10.2024
Smyslem dokumentace procesů je podchytit činnosti významné pro hladký chod organizace a zajistit jejich opakovatelnost. Dokumentace pomáhá při řízení organizace (širší hledisko) nebo její IT infrastruktury jakožto nástroje tohoto řízení (užší hledisko).
Co je dokumentace procesů a k čemu slouží?
Pořizuje detailní popis procesů určený k procesnímu řízení organizace. Václav Řepa, přední český publicista v této oblasti, definuje firemní proces jako činnosti, které souhrn vstupů (know-how, surovina) transformují do souhrnu výstupů (zboží, služby).
Příklad dokumentace fakturačních procesů
| Název procesu | Kontrola kreditu |
| Účel procesu | Zajištění přiměřeného rizika při procesu fakturace |
| Spouštěcí událost | Požadavek na expedici |
| Vstup procesu | Informace o stávající sumě kreditu, celkovém kreditu a kredibilitě zákazníka |
| Výstup procesu | Ověření dostatečného kreditu, příp. pozastavení faktury, navýšení kreditu |
| Klíčové aktivity | Ověření dostatečného kreditu Navýšení kreditu |
| Role pracovníků | R (responsible): účetní, account manager A (accountable): risk manager C (consulted): account managerI (informed): fakturace I (informed): fakturace |
| Vlastník procesu | Risk manažer |
| Klíčové metriky | Časová náročnost: kontrola kreditu 1 min. schválení navýšení kreditu 30 min. |
| Aplikace a systémy | Navision |
Procesy můžeme členit na:
- základní (tzv. core procesy mají rozhodující podíl na hodnotě finálního produktu a probíhají celým podnikem),
- podpůrné (probíhají uvnitř podniku a podporují základní procesy),
- řídící (procesy managementu, kterými firma definuje a kontroluje základní a podpůrné procesy provozní).
Osnova dokumentace
- Účel procesu
- Spouštěcí událost:
- aktivizační událost (dorazí poptávka),
- dosažení času (termín spuštění reportu prodeje),
- nestandardní událost (chyba ve výrobě, výpadek dodavatele),
- splnění pravidla (zákazník překročí svůj kredit).
- Vstupy a výstupy procesů (dokumenty, data, datové báze, fyzické materiály, zboží, služby, práce)
- Klíčové aktivity (zásadní součásti procesu z hlediska dopadů, organizačních nebo legislativních nároků)
- Role pracovníků. Typicky se definují na základě tzv. RACI matice:
- R (responsible): zodpovídá za konkrétní činnosti v procesu,
- A (accountable): zodpovídá za celý proces,
- C (consulted): konzultuje průběh procesu,
- I (informed): je informován o průběhu a výsledcích procesu.
- Vlastník (manažer) procesu
- Klíčové metriky (časová náročnost, náklady, množství přípustných chyb)
- Aplikace a systémy, které proces zajišťují nebo podporují.
Dokumentace procesů v rámci IT
Jde o velmi používanou dokumentaci procesů, která zachycuje souvislosti mezi firemními procesy a jejich IT podporou.
Osnova dokumentace
- Účel a popis procesu
- Logické místo procesu v organizační struktuře organizace (účetnictví, personalistika apod.)
- Priorita (typicky nízká, střední, vysoká)
- IT aplikace a systémy podporující nebo podmiňující proces
- Vlastník (manažer) procesu