Dokumentace procesů

Smyslem dokumentace procesů je podchytit činnosti významné pro hladký chod organizace a zajistit jejich opakovatelnost. Dokumentace pomáhá při řízení organizace (širší hledisko) nebo její IT infrastruktury jakožto nástroje tohoto řízení (užší hledisko).
  1. < Slovník hesel

Pořizuje detailní popis procesů určený k procesnímu řízení organizace. Václav Řepa, přední český publicista v této oblasti, definuje firemní proces jako činnosti, které souhrn vstupů (know-how, surovina) transformují do souhrnu výstupů (zboží, služby).

Příklad dokumentace fakturačních procesů

Název procesuKontrola kreditu
Účel procesuZajištění přiměřeného rizika při procesu fakturace
Spouštěcí událostPožadavek na expedici
Vstup procesuInformace o stávající sumě kreditu, celkovém kreditu a kredibilitě zákazníka
Výstup procesuOvěření dostatečného kreditu, příp. pozastavení faktury, navýšení kreditu
Klíčové aktivityOvěření dostatečného kreditu Navýšení kreditu
Role pracovníkůR (responsible): účetní, account managerA (accountable): risk managerC (consulted): account managerI (informed): fakturace
Vlastník procesuRisk manažer
Klíčové metrikyČasová náročnost: kontrola kreditu 1 min.schválení navýšení kreditu 30 min.
Aplikace a systémyNavision

Procesy můžeme členit na:

  • základní (core; mají rozhodující podíl na hodnotě finálního produktu a probíhají celým podnikem),
  • podpůrné (probíhají uvnitř podniku a podporují základní procesy) a
  • řídící (procesy managementu, kterými firma definuje a kontroluje základní a podpůrné procesy provozní).

Osnova dokumentace

  • Účel procesu
  • Spouštěcí událost: 
    • aktivizační událost (dorazí poptávka),
    • dosažení času (termín spuštění reportu prodeje),
    • nestandardní událost (chyba ve výrobě, výpadek dodavatele),
    • splnění pravidla (zákazník překročí svůj kredit).
  • Vstupy a výstupy procesů (dokumenty, data, datové báze, fyzické materiály, zboží, služby, práce)
  • Klíčové aktivity (zásadní součásti procesu z hlediska dopadů, organizačních nebo legislativních nároků)
  • Role pracovníků. Typicky se definují na základě tzv. RACI matice:
    • R (responsible): zodpovídá za konkrétní činnosti v procesu,
    • A (accountable): zodpovídá za celý proces,
    • C (consulted): konzultuje průběh procesu,
    • I (informed): je informován o průběhu a výsledcích procesu.
  • Vlastník (manažer) procesu
  • Klíčové metriky (časová náročnost, náklady, množství přípustných chyb)
  • Aplikace a systémy, které proces zajišťují nebo podporují.

Dokumentace procesů v rámci IT

Jde o velmi používanou dokumentaci procesů, která zachycuje souvislosti mezi firemními procesy a jejich IT podporou.

Příklad dokumentace procesu elektronické evidence smluv

Osnova dokumentace

  • Účel a popis procesu
  • Logické místo procesu v organizační struktuře organizace (účetnictví, personalistika apod.)
  • Priorita (typicky nízká, střední, vysoká)
  • IT aplikace a systémy podporující nebo podmiňující proces
  • Vlastník (manažer) procesu

Související služby

Digitalizace firemních procesů | Optimalizace IT

Digitalizujeme procesy firem a organizací, zvyšujeme jejich efektivitu a bezchybnost. Umožníme hodnocení výkonnosti procesů. Najdeme a zavedeme chytrá řešení, která udrží krok s dobou.

Jsme Blue Partners, experti na firemní IT bezpečnost dat

Kontakt

Co můžeme udělat pro vás?